Tietosuoja
1.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Etelä-Pohjanmaan hoitotyön kehittämisseura ry ("Yhdistys")
Osoite: Vuorenmaanrinne
9 B 23, 60220 Seinäjoki
Puhelin: 050 474
3122
Sähköposti: reetta-maija.luhta@epshp.fi
Yhteyshenkilö: Reetta-Maija
Luhta
2.
Rekisteröidyt
Rekisterissä
käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen
toimintaan liittyvien
organisaatioiden
yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja
("Rekisteröity").
3.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin
käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta
jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että
suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksiendokumentaation hallinta
henkilötietojärjestelmässä ("Järjestelmä").
Henkilötietojen
käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää
jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
4.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä
käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita
jäsenyyteen liittyviä
tarpeellisia
tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn
etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn
osoite
- Rekisteröidyn
sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn
puhelinnumero
- Sähköisen
viestinnän tunnistetiedot (yleensä kaikki verkossa toimivat järjestelmät
keräävät jonkinlaista
lokitietoa, joka
sisältää mm. IP-osoitteita, sekä käyttävät evästeitä)
5.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja
kerätään rekisteröidyltä itseltään.
6.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti
käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään,
johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä
tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään
henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on
suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä
on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle
lähetettävät henkilötiedot
salataan. Käytetyt
työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja
voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen
liittyvien
toimenpiteiden ja
palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja
voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi.
Henkilörekisterinteknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän
yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa
koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi
käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka
sijaitsevat Euroopan
unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai
Euroopan
talousalueen
ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella
perusteella:
- Euroopan
komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu
riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on
toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä
Euroopan
komission
hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin
oikeus saada
jäljennös
kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä
Yhteydenotot-kohdassa kuvatun
mukaisesti; tai
- Rekisteröity on
antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai
henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin
ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen
siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan
henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön
mukaisesti.
9.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot
säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden
päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan
jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts.
mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO2017:15).
Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava
lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät
pidempää säilytysaikaa.
10.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on
oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia
suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät
markkinointiviestit).
Lisäksi
rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön
mukaisesti milloin
tahansa:
- saada tieto
henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy
omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät
henkilötiedot
- vaatia epätarkan
ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia
henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa
suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin
henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa
liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on
Yhdistyksen oikeutettu etu
- saada
henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle
edellyttäen, että
rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys
käsittelee
kyseisiä
henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan
automaattisesti
- vaatia
henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn
tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän
tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää
rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan
rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi
kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä
perusteella.
11. Oikeus
valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle
taikka sen
Euroopan unionin
jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai
työpaikka
sijaitsee, mikäli
Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan
tietosuojalainsäädännön
mukaisesti.
12.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn
oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta
ja muut
yhteydenotot tulee
tehdä sähköpostitse osoitteeseen tanja.maki-jussila@netikka.fi. Rekisteröity
voi myös
ottaa yhteyttä
henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Etelä-Pohjanmaan
hoitotyön kehittämisseura ry
Reetta-Maija Luhta
Vuorenmaanrinne 9
B 23, 60220 Seinäjoki
13. Muutokset
tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä
tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön
muuttuessa. Tämä
tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty
25.5.2018.