Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä: Etelä-Pohjanmaan hoitotyön kehittämisseura ry ("Yhdistys")

Osoite: Vuorenmaanrinne 9 B 23, 60220 Seinäjoki

Puhelin: 050 474 3122

Sähköposti: reetta-maija.luhta@epshp.fi

Yhteyshenkilö: Reetta-Maija Luhta

 

2. Rekisteröidyt

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien

organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja ("Rekisteröity").

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksiendokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä ("Järjestelmä").

 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä

tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

 

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

- Rekisteröidyn osoite

- Rekisteröidyn sähköpostiosoite

- Rekisteröidyn puhelinnumero

- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot (yleensä kaikki verkossa toimivat järjestelmät keräävät jonkinlaista

lokitietoa, joka sisältää mm. IP-osoitteita, sekä käyttävät evästeitä)

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot

salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

 

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien

toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

 

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterinteknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan

unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan

talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

 

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan

komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada

jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun

mukaisesti; tai

- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin

tahansa:

 

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

- vaatia henkilötietojensa poistamista

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee

kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen

Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka

sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan

tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12. Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut

yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tanja.maki-jussila@netikka.fi. Rekisteröity voi myös

ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Etelä-Pohjanmaan hoitotyön kehittämisseura ry

Reetta-Maija Luhta

Vuorenmaanrinne 9 B 23, 60220 Seinäjoki

 

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä

tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.